Els grups de treball són una part molt important del COBDC, ja que neixen de la voluntat dels membres del Col·legi de participar i d’intercanviar experiències i permeten visualitzar, a través de línies de treball molt diverses, la seva activitat. Els grups de treball, formats per professionals especialitzats en una temàtica en concret, treballen organitzadament per a la consecució d’uns objectius establerts i consensuats amb el Col·legi, que contribueixen a la millora i el creixement de la professió. És per això que el Col·legi posa a la seva disposició tot allò que té a l’abast en logística, relacions institucionals i equip especialitzat que pugui donar suport al funcionament i desenvolupament dels grups de treball. Per tal que tot això quedi regulat, el COBDC ha establert les bases per a la seva creació i les condicions que puguin garantir la seva continuïtat.
1. Creació d’un nou grup de treball
Com a primer pas, els components del futur Grup de Treball (GT) han de presentar una proposta, on consti:
- Nom del grup de treball
- Temàtica que defineix el GT a crear
- Objectius genèrics que persegueix el futur GT
- Llista de persones (mínim 3) que presenten la proposta i que seran membres del grup, dels quals un 75% com a mínim hauran de ser membres del Col·legi (col·legiats, membres institucionals i/o membres adherits). En tot moment el GT haurà de respectar el requeriment mínim del percentatge de membres del col·legi requerit. El nombre total de membres (col·legiats i no col·legiats) del GT es recomana que no sigui superior a 10, per tal de garantir l’efectivitat i operativitat del mateix. En el cas de grups molt actius, que justifiquin la necessitat de ser més de 10 membres, s’hauran de dividir en diferents grups més especialitzats o en comissions de treball, que actuïn de forma coordinada/col·legiada, amb un coordinador comú que pot ser un dels coordinadors dels nous grups o un de nou.
- Coordinador/a: caldrà indicar quin dels membres assumirà les funcions de coordinador/a, el qual ha de ser membre del Col·legi. El coordinador signarà en representació de tot el GT la carta de compromís amb el COBDC, la qual especifica la normativa dels grups de treball i els compromisos que adquireixen les dues parts a l’hora de crear el GT.
- Pla d’accions per al primer any del GT
2. Aprovació del grup de treball
En reunió de Junta Permanent del Col·legi s’aprovarà, si s’escau, la proposta de creació del grup i es notificarà al coordinador.
3. Un cop creat el grup de treball, aquest s’ha de regir per les següents consideracions:
Compromisos del grup:
- Reunir-se com a mínim dues vegades l’any: una per a establir el pla d’actuacions de l’any següent i una altra per a fer balanç de la tasca feta l’any anterior. Aquestes reunions tindran lloc a la seu del COBDC, preferiblement. El COBDC es reserva el dret que un membre de la Junta o del personal hi sigui present.
- Elaborar una acta de cada reunió amb els acords presos i enviar-la al COBDC perquè pugui ser penjada al web del Col·legi.
- Acceptar en qualsevol moment els nous vocals que puguin voler adherir-se al GT, observant si són o no membres del COBDC per tal de mantenir les proporcions de composició, respectant el nombre màxim de membres dels grups de treball, i informant el COBDC puntualment.
- Assistir a la trobada anual amb els responsables designats per la Junta, com a mínim amb un representant del GT.
- Comunicar-se un mínim de dues vegades l’any amb els interlocutors designats pel COBDC.
- Realitzar com a mínim una activitat anual que generi contingut de valor afegit per al col·lectiu professional i difondre-la.
- Fer propostes formatives les quals s’han de consensuar prèviament amb el COBDC. Un cop aprovades, aquestes passaran a formar part de la programació formativa del Col·legi. Qualsevol encàrrec o acció formativa a realitzar o realitzable fora del COBDC ha de ser notificat a aquest per a què el tramiti a través del servei de formació a mida del COBDC.
- Sotmetre a aprovació prèvia de la Junta General del Col·legi o, en el seu cas, de la Permanent, aquells actes o comunicacions públiques que tinguin previst realitzar.
- No organitzar cap tipus d’activitat sense haver-la notificat abans al COBDC i haver obtingut l’aprovació expressa d’aquest.
- Notificar al COBDC totes les reunions del grup de treball amb institucions, grups d’interès o altres agents per obtenir l’aprovació prèvia del Col·legi. El COBDC es reserva el dret a estar present sense veu a les reunions, ja sigui a través d’un membre de la Junta o del personal.
- Fer constar en les seves activitats que és un Grup de Treball del COBDC i incloure-hi sempre el logotip del COBDC.
- Col·laborar amb el COBDC i expressar la seva opinió sempre que se’ls requereixi.
- Signar una carta de compromís amb el COBDC en la qual s’especifiquen els compromisos adquirits per cadascuna de les parts arran de la constitució del Grup de Treball. El conjunt de membres del Grup de Treball estarà representat per la figura del coordinador del mateix, qui serà qui signarà la carta de compromís amb el COBDC.
- Els grups han de comunicar explícitament al COBDC:
- Les propostes d’activitats, tenint especial cura en fer-ho amb la suficient antelació, omplint els formularis específics que el COBDC posa a la seva disposició, per tal de determinar al màxim les necessitats que se’n derivin i obtenir l’aprovació prèvia necessària per part de la Junta per a la seva realització.
- Les actes d’acords presos en les reunions dels GT.
- La proposta anual d’activitats del GT (el mes de desembre de l’any anterior a la implementació de la mateixa com a molt tard), juntament amb una breu descripció de cadascuna d’elles (objectius, actuacions específiques i la proposta de despesa).
- La memòria anual d’activitats del GT (no més tard del mes de febrer de l’any següent).
- Les altes i baixes dels vocals del GT, tan bon punt es produeixin.
- La documentació addicional a l’esmentada, que es pugui considerar d’arxiu històric o memòria del GT.
- La informació necessària per a mantenir actualitzada la pàgina web del COBDC.
- Els components del grup han de participar activament en l’organització i activitats del GT, així com participar a les reunions del GT que es convoquin periòdicament.
- La no presentació del pla anual d’activitats o de la memòria anual d’activitat en el termini de 30 dies a comptar a partir de la petició escrita del mateix al coordinador del GT per part del COBDC, s’interpretarà com que el GT ja no té activitat i, per tant, es procedirà a la cancel·lació automàtica del grup de treball.
4. El COBDC es compromet a donar-los suport en els termes següents:
- Assignar correu electrònic a tots els membres dels GT.
- Crear una aula virtual en el campus per a la comunicació interna d’aquest. L’estructuració i dinàmica de l’aula, corre a càrrec del propi grup.
- Posar a disposició dels grups els serveis administratius (secretaria, enviaments, …), les infraestructures (seu de reunions, equipaments…) i els mitjans de difusió propis del COBDC (Document, web, Ítem, …).
- Donar suport en l’organització de les activitats que el GT organitza, prèvia informació i aprovació. En el cas d’organització d’activitats (seminaris, jornades, etc.) de pagament, se cedirà gratuïtament al grup una plaça gratuïta a tots els membres que hagin participat en l’organització, fins a un màxim de tres. El coordinador o coordinadora del grup haurà de comunicar al Col·legi quina és la persona o persones, membres del grup i del Col·legi, que gaudirà de la inscripció o inscripcions gratuïtes.
- Els ingressos generats per les activitats de pagament dels GT passen a formar part del pressupost del COBDC destinat a financar el cost dels serveis que ofereix el Col·legi.
- La Junta del Col·legi, mitjançant la Vocalia de serveis farà el seguiment dels GT i respondrà a les consultes. La vocalia serà l’interlocutor natural, si bé també es podrà recórrer al membre del personal del COBDC designat a tal efecte.
5. Dissolució del grup de treball
Un GT es pot dissoldre per acord unànime dels seus components, fent-ho saber immediatament al COBDC. Es considerarà dissolt un GT quan la Junta consideri que s’ha produït una manca de compliment d’algun dels compromisos especificats anteriorment. El COBDC notificarà al coordinador del Grup de Treball la dissolució d’aquest.
6. Aplicació
Aquesta normativa entrarà en vigor l’1 de març de 2019. Els Grups de Treball preexistents tindran un any de moratòria per adaptar-se a aquesta en el que respecta al compliment dels punts relatius al nombre màxim de membres dels Grups de Treball i del nombre mínim de membres del COBDC que han de conformar-los. La resta de punts recollits en aquesta normativa són d’aplicació immediata tan bon punt aquesta entri en vigor.
