Grup de treball de Gestió de documents

L’àmbit professional que es proposa dinamitzar el Grup de treball de Gestió de documents és el de la gestió dels documents i les evidències electròniques a les organitzacions (records management). ns plantegem debatre, compartir i proposar solucions a la problemàtica actual de la creació i manteniment dels documents que són resultat de les activitats empresarials. Entenem que la gestió de documents és una àrea estratègica que aporta valor a les organitzacions. D’una banda, per respondre a la necessitat creixent de complir amb els requisits legals, normatius i dels sistemes de gestió (qualitat, medi ambient, seguretat de la informació, gestió de riscos…). D’altra banda, perquè permet garantir adequadament la preservació del know-how i el coneixement corporatiu.

En aquest sentit, la publicació de la família de normes ISO 30300. Sistemes de gestió per a documents suposa un avant i un desprès en la manera en la qual les organitzacions poden abordar alguns dels aspectes fonamentals que es troben al voltant de la gestió de documents: l’anàlisi del context de l’organització, l’establiment d’una política sobre els documents, la definició de les responsabilitats de direcció i operatives; la posada en marxa d’un pla d’implementació, el disseny dels processos documentals, el control de les operacions de creació i manteniment de documents, l’avaluació dels resultats, els mecanismes de millora continua.